10. المستندات الميسَّرة (Word و PDF)

كثيرًا ما تُشارَك التقارير والنشرات والنماذج والرسائل الإخبارية كملفات Word أو PDF. تنطبق المبادئ نفسها — وهي تبدأ في المستند المصدر.

عالِج المشكلة في المصدر (Word و Google Docs)

• استخدم أنماط العناوين المدمجة (Heading 1 و2 و3) لبناء الهيكل.
• استخدم أدوات القائمة والجدول الحقيقية — لا المسافات أو علامات الجدولة أو مربعات النص التي تحاكي التنسيق.
• أضِف نصًّا بديلًا لكل صورة (انقر بالزر الأيمن ← Edit Alt Text في Word).
• حدِّد لغة المستند.
• امنح الملف اسمًا واضحًا ووصفيًّا (مثل «Annual-Report-2025.pdf»، لا «final_v3.pdf»).
• استخدم خطًّا واضحًا بلا زخرفة (sans-serif) بحجم مريح — لا يقل عن 12pt للإنجليزية و14pt للعربية — واقصُر التسطير على الروابط وحدها.

انتبه لهذه الفخاخ في Word

بعض ميزات Word تبدو سليمة على الشاشة لكنها تنكسر بصمت مع قارئ الشاشة أو تفشل في التباين. انتبه لما يلي:

• مربعات النص، والتخطيطات متعددة الأعمدة، والأحرف الاستهلالية الكبيرة (drop caps)، وSmartArt تقع خارج التدفّق الطبيعي — وقد يتخطّاها قارئ الشاشة أو يقرؤها بترتيب خاطئ. أبقِ المحتوى في المتن الرئيسي، وإن اضطُررت لاستخدامها فتأكّد من ترتيب القراءة في مدقّق إمكانية الوصول.
• أنماط الجداول الافتراضية في Word قد تفشل في تباين AA — فألوان الرأس المدمجة كثيرًا ما تكون فاتحة جدًا. اختر أو أنشئ نمط جدول برأس قويّ عالي التباين (مثل صفّ رأس داكن بنص أبيض).
• تعليم «صف الرأس» (Header Row) يغيّر المعنى لا الشكل. تفعيل Header Row (في Table Design) هو ما يخبر قارئ الشاشة بأن «هذه عناوين» — لكنه لا يعيد تنسيق الخلايا، فافعل الأمرين: علّمه واجعله مميَّزًا بصريًا.
• تجنّب الخلايا المدمجة أو المقسّمة والجداول المتداخلة — فهي تُربك الترتيب الذي ينطق به قارئ الشاشة. أبقِ كل جدول بسيطًا ومستطيلًا، واستخدم الجدول للبيانات الحقيقية فقط، لا لتخطيط الصفحة.

لا تُشارِك صورًا ممسوحة ضوئيًّا للنص

صورة الصفحة أو نسختها الممسوحة ضوئيًّا ليست سوى صورة — لا يقرأ قارئ الشاشة منها شيئًا. إذا لم يكن لديك سوى نسخة ممسوحة، فشغِّل OCR (التعرّف الضوئي على النص) لتتحوّل الكلمات إلى نص حقيقي قابل للتحديد، أو أعِد بناء المستند بنص حقيقي.

التباين واللون

• حافِظ على تباين النص عند المستوى AA (4.5:1)، تمامًا كما على الشاشة.
• لا تدلّ على المعنى باللون وحده في المخططات أو الجداول — أضِف تسميات أو أنماطًا.

صدِّر ملف PDF موسوم (ميسَّر)

الوسوم هي البنية الخفية التي تتيح لقارئ الشاشة قراءة ملف PDF بالترتيب الصحيح. صدِّر الملف بطريقة صحيحة لتُضمَّن هذه الوسوم:

• في Word: File ← Save As ← PDF، ثم افتح Options وفعِّل خيار «Document structure tags for accessibility».
• في Google Docs: File ← Download ← PDF (تُحفَظ العناوين).
• تجنّب «Print to PDF» — فهو يُزيل الوسوم عادةً.

استخدم المدقّق المدمج

يتضمّن Word وAdobe Acrobat مدقّق إمكانية وصول يكتشف النص البديل المفقود وترتيب القراءة الخاطئ ومشكلات التباين:

• في Word: Review ← Check Accessibility.
• في Acrobat Pro: All tools ← Prepare for accessibility ← Check for accessibility.

قائمة تحقق المستندات

• العناوين تستخدم أنماط العناوين الحقيقية، وبالترتيب.
• الصور لها نص بديل؛ والجداول والقوائم تستخدم الأدوات الحقيقية.
• لا محتوى مهم محبوس في مربعات النص أو SmartArt؛ وترتيب القراءة صحيح.
• الجداول بسيطة، بصفّ رأس مُعلَّم ومميَّز بصريًا، ودون خلايا مدمجة.
• لا صور ممسوحة ضوئيًّا للنص دون OCR.
• مُصدَّر كملف PDF موسوم (لا عبر «Print to PDF»).
• مدقّق إمكانية الوصول المدمج لا يُبلِغ عن أي أخطاء.
• للملف اسم واضح ووصفي ولغة محدَّدة.